금천 송년회 행사 준비 — 장소 · 식순 · 시상식 체크리스트

1. 금천 송년회 행사, 장소 유형부터 정합니다

송년회 준비의 첫 단추는 날짜가 아니라 장소 유형입니다. 같은 인원이라도 호텔 연회장인지, 회사 강당인지, 식당을 통째로 빌리는지에 따라 무대 크기와 음향, 영상 화면, 시상식 동선이 전부 달라지기 때문입니다. 금천(가산디지털단지 · 독산동 · 시흥동 · 금천구청 · 안양천 등)에서 송년회 장소를 고를 때는 아래 표처럼 유형별 장단점을 먼저 비교해 보세요.

장소가 정해지면 HD기획이 행사장 답사를 갑니다. 금천구 본사(시흥대로26길 69-24)가 있는 지역이라 답사와 1차 구성안이 무료이고, 전원 위치 · 무대 자리 · 스크린 위치 · 반입 동선을 그 자리에서 확인해 구성안에 반영합니다.

2. 식순은 식사와 시상식 시간을 먼저 고정합니다

송년회 식순에서 가장 자주 어긋나는 부분이 식사 시간과 시상식 시간입니다. 식사가 늦어지면 뒤 순서가 전부 밀리고, 시상식이 길어지면 참가자가 지칩니다. 그래서 두 시간을 먼저 고정하고 나머지 순서를 채우는 방식이 안전합니다.

3. 시상식은 조명과 BGM 타이밍이 전부입니다

송년회에서 참가자가 가장 기억하는 순간은 시상식입니다. 수상자 이름을 부를 때 조명이 무대로 모이고 BGM이 깔리는 그 몇 초가 행사의 인상을 정합니다. HD기획은 무대 · 음향 · 조명을 외주에 넘기지 않고 직접 운영하기 때문에, 큐시트에 적은 조명 큐와 BGM 타이밍을 콘솔 앞에 앉은 스태프가 그대로 맞춥니다.

• 수상자 명단은 호명 순서대로 정리하고, 소속 · 이름 · 상 이름을 한 줄에 적습니다.
• 상패 · 꽃다발은 순서대로 쌓아 두고 전달하는 사람을 한 명 정합니다.
• 수상자 소개 자막을 화면에 띄우려면 명단을 행사 사흘 전까지 확정합니다.
• 포토 타임은 무대 가운데 자리를 정해 두고, 사진 담당이 그 자리에서 찍습니다.

4. 음향 · 영상은 장소 크기와 마이크 수로 정합니다

연회장은 천장이 높고 테이블이 넓게 퍼져 있어 소리가 울리기 쉬운 공간입니다. 스피커를 무대 양쪽에만 두면 뒤쪽 테이블에서는 인사말이 잘 안 들립니다. 참가 인원과 공간 크기를 알려 주시면 음향 규모(소형 · 중형 · 대형)와 스피커 위치를 답사 때 정합니다.

• 마이크는 사회자용 1개 + 인사말 · 수상 소감용 1개 + 예비 1개가 기본입니다.
• 영상(한 해 돌아보기 · 수상자 소개)은 파일 형식과 화면 비율을 미리 맞춰 둡니다.
• LED 전광판이나 빔 화면은 무대 뒤가 아니라 참가자 시선이 모이는 자리에 둡니다.
• BGM 목록은 입장 · 식사 · 시상 · 추첨별로 나눠 준비합니다.

5. 경품 추첨과 레크리에이션은 짧고 확실하게

경품 추첨은 길어지면 지루하고, 당첨자 확인이 안 되면 어수선해집니다. 추첨 방식(번호표 · 명함 · 화면 추첨)을 하나로 정하고, 당첨자를 확인하는 사람을 따로 둡니다. 레크리에이션은 테이블 대항 간단한 게임 한두 개면 충분합니다. 전문 MC와 레크리에이션 강사 섭외는 행사 성격에 맞춰 HD기획이 제안합니다.

1. 경품 목록과 수량을 확정하고 큰 상품은 마지막에 둡니다.
2. 추첨 방식을 정하고 사회자 대본에 그대로 적습니다.
3. 당첨자 확인 담당과 경품 전달 담당을 정합니다.
4. 레크리에이션은 10~15분 안에 끝나는 구성으로 짭니다.

6. 금천 송년회 행사 견적 항목표

아래는 송년회 견적을 받을 때 보통 들어가는 항목입니다. 자동 견적서에서 항목을 골라 보내 주시면 장소와 인원에 맞춰 1차 구성안과 함께 1영업일 안에 회신합니다. 금액은 행사 규모 · 장소 · 인원에 따라 달라 상담 때 안내합니다.

HD기획은 상담 · 견적 → 현장 답사 → 기획 · 큐시트 → 세팅 · 운영 → 철수 · 정산 순서로 준비하고, 첫 상담을 받은 담당자가 현장까지 갑니다. 금천 지역 행사 안내는 금천 행사 안내에, 학교 쪽 행사는 금천 학교 운동회 준비 글에 있습니다.

7. 송년회 준비 일정표 (한 달 전부터)